現金取引を管理するために、現金出納帳をつけている方は多いかと思います。Excelやスプレッドシートを利用しながら作成している場合が多いようですが、本日は「会計freee」を利用した、現金管理の方法についてお伝えします。Excelを利用した管理は過去の記事をご参照ください。
１．ファイルボックスへアップロード
会計freeeにはファイルボックスという経理資料をクラウド上に保存できる機能があります。まずは、このファイルボックスに現金の領収書やレシートをアップロードします。アップロードする方法は２つあります。
１つが、スキャナーを利用する方法。もう１つが、スマホアプリで撮影する方法です。
それでは実際にファイルボックスへアップロードする方法を見ていきましょう。
まずは、スキャナーを利用する方法です。
２．スキャナーでアップロード
手順① スキャナーでレシート保存 まずはスキャナーでレシートを保存します。
↑スキャナーは「富士通のSCANSNAP ix1500」がオススメです。
手順② スキャンされたレシートを確認スキャンされたレシートを確認します。
＊スキャンしたレシートは、ＰＣ上に保存しても大丈夫です。
手順③ ドロップ&ドラックでファイルボックスへ移動レシートをドロップ＆ドロップでファイルボックスに保存します。
ファイルボックスへは、会計freeeの「取引」タブからアクセスできます。
次はスマホのアプリを利用する方法です。
３．スマホでアップロード
手順① アプリにアクセスまずは会計freeeのアプリにアクセスします。
レシートをを撮影を選択します。
撮影ボタンで撮影した後、登録ボタンを押せば、アップロード完了です。
２つのアップロードをお伝えしましたが、大量のデータをアップロードする場合はスキャナーを利用、少量であればスマホアプリを利用するのがお勧めです。ファイルボックスへアップロードが完了できたら、「連続取引登録」という会計freeeの機能を利用して実際に会計を登録を行います。
４．連続取引登録
会計freeeには連続取引登録という、現金領収書を高速で登録できる機能があります。会計登録は連続取引登録以外から行う方法もありますが、当サイトではこの方法を一番お勧めしております。それでは手順について解説します。
まずは、会計freee上で、「取引」タブから連続取引登録の画面を開きます。
連続取引登録の画面を開くと、アップロードされた、現金の領収書やレシートが見やすい形で確認できる状態になっています。会計登録をしたい領収書を選択して会計登録を行います。
入力が必要なのは、日付、勘定科目、取引先、品目、部門摘要等です。例えば、取引先をしっかり登録しておけば、その人に累計でいくらお金を支払ったかを管理できます。また、部門を登録しておけば、どの部門がいくら経費を使ったかを管理できます。経営管理の観点からルールをつくった上でで経理を行っていきましょう。
下記画像をご覧ください。「タクシーのレシート」をアップロードしたのですが、「日付」「勘定科目」「金額」については自動予測されています。しかも正確です。すごいですよね。人が一々入力する必要がないのです。
連続取引登録の画面
いかがでしょうか。今まで人が行ってきた入力作業を会計freeeが代替してくれます。とても便利です。
まだExcelで現金出納帳を作成されている方は、会計freeeの導入を検討してみましょう。