経理を行っていく上で、なかなか厄介な現金取引。現金取引は領収書以外で履歴を確認することができませんので、しっかりと管理していく必要があります。今回は経理担当者がどのようにして現金取引を管理していくかについて解説します。
１．現金レシートは領収書の代わりになる？
経理担当者の中には「領収書でないと経費として認められない」と思っている方もいるようですが「レシート」でも経費として認められます。レシートには、領収書と同じように、金額・日付・明細が記載されていますので、経費の証明となるのです。むしろ、レシートには「何を買ったか」が詳細に記載されていますので、税務の観点からは領収書よりも証明力・信頼性が高いと言えます。
２．領収書の保存方法
日々の領収書やレシートは社内に保管しておかなければなりません。
領収書やレシートの枚数が多くなってくると、保管が面倒になってきます。
できる限り楽して保存する方法を紹介します。
「チャック付の透明袋」保管ではなく封筒でも大丈夫です。
月ごとに領収書をジップロックに放り込みます。
ノートに貼り付けていく方法と比べると貼るという作業がないので、とても楽です。
領収書は後で見返すことがほとんどありませんので、この方法が一番オススメです。
後でいつの分かがわかるように「令和２年１１月」というように年月を書いておきましょう。
税務調査が入った場合に対応できるよう、日ごとに並べて保存できていれば文句なしです。
貼付保管領収書やレシートをノートに貼り付けて保管する方法です。
この方法も良く採用されていますが、あまりオススメしません。
何故かというと現金出納帳に入力をする時に、作業がしにくいからです。
現金出納帳に入力が終わった後、貼り付けするのであれば、良い方法かもしれませんが、それでもやはり時間がもったいない気がします。
３．現金出納帳
領収書をしっかりと保存できれば、次は、現金出納帳へ記録をしていきます。
現金出納帳のExcelファイルを添付しますので、ご参考ください。
４．現金出納帳の記入方法
①Ａ列 領収書の日付
②Ｂ列 勘定科目（消耗品費や交際費等）
③Ｃ列 摘要（何を買ったか等）
④Ｄ列 入金額（現金売上や普通預金から移動等の金額）
⑤Ｅ列 出金額（経費でいくら使ったか）
＊期首残高は、毎月、月初の金額を手入力
５．より経理を効率化するために
会計freee活用する当サイトでは、会計ソフトfreeeを利用した経理をオススメしています。
会計freeeには「連続取引登録」という機能があります。この機能を利用した場合、領収書やレシートをアップロードするだけで、「日付」「金額」「取引先」「勘定科目」等が自動推測されるためとても便利です。
現金出納帳（Excel）を利用した場合には、これらの情報を一つ一つ手打ちしていく必要がありますが、そのような作業が劇的に効率化されるわけです。
現金の取引をなくすというのが経理効率化に繋がります。最近のクラウド会計ソフトはとても便利で、クレジットカードの明細を自動取得してくれます。例えば、クレジットカードを利用して、ＡＭＡＺＯＮで買い物したら、そのデータが自動で会計ソフトに反映されます。経理の効率性を考えると、クレジットカードをなるべく利用し、現金取引を減らすということが大切です。